Tes informations

Confidentialité

Le responsable de traitement est l’association Motors & Passion, 195 A chemin des Confertes 74500 Neuvecelle France.

Photos facultatives

Après avoir signé, tu peux ajouter depuis ton espace personnel une photo de toi et, si tu es pilote, une photo de ton véhicule. Ces images sont conservées dans un espace privé, consultables uniquement par le titulaire de la fiche et les administrateurs habilités du MANAGER, pour la préparation des événements. Elles peuvent être remplacées ou supprimées depuis ton espace. Elles ne sont pas publiées et ne constituent pas une autorisation de droit à l’image. Les métadonnées des images, dont les coordonnées GPS, sont supprimées lors du traitement.

Pourquoi ces informations ?

Nom, prénom, naissance, profils, disciplines déclarées, véhicule (pilotes), mail et téléphone du signataire servent à préparer le dossier annuel, confirmer l’accès au mail, conserver la charte signée et vérifier le QR. La naissance détermine les signatures et conditions d’âge. Le nom et le téléphone restent déclarés : le code mail ne vérifie pas officiellement l’identité.

Bases retenues : gestion contractuelle du parcours de participation ; intérêt légitime pour la conservation des preuves et la sécurité. Le consentement à signer est distinct de toute prospection. Aucun diagnostic, justificatif médical, document d’identité ou droit à l’image n’est collecté ici.

Qui peut consulter quoi ?

Le signataire reçoit un rappel de renouvellement dix jours avant la fin de validité. Le signataire et les administrateurs habilités accèdent aux PDF. Seuls les administrateurs peuvent télécharger le dossier technique. Chaque membre connecté de l’équipe peut vérifier un QR : nom, profils, signature, validité et statut de suspension. Les autres membres ne reçoivent ni les coordonnées ni les PDF. Le QR contient un lien avec un code aléatoire ; aucune donnée personnelle n’est directement encodée et sa consultation exige un compte d’équipe.

Une copie PDF est envoyée au signataire et à la boîte contact@motorfest.fr. L’hébergeur et le prestataire de messagerie interviennent pour fournir le service ; les destinataires habilités peuvent recevoir les seules données nécessaires à un incident ou à la défense de droits.

Conservation et droits

POLITIQUE PRÉVUE POUR LA MISE EN SERVICE DE MOTOR FEST ACCESS Responsable du traitement : Association Motors & Passion, 195 A chemin des Confertes, 74500 Neuvecelle. Contact : contact@motorfest.fr. Les données servent à préparer la participation, recueillir et prouver les engagements, adresser les codes et copies, réaliser les contrôles de sécurité et traiter les incidents. La gestion de la demande et de l'engagement de participation repose sur l'article 6, paragraphe 1 b, du RGPD ; la protection du service et la conservation proportionnée des preuves reposent sur les intérêts légitimes de l'association, article 6, paragraphe 1 f. Les informations demandées sont nécessaires à ce parcours : à défaut, la signature en ligne et l'accès à l'activité ne peuvent pas être validés. Aucune prospection commerciale ni décision d'admission entièrement automatisée ne découle de cette signature. Destinataires : le signataire pour sa copie ; les administrateurs habilités pour les documents et preuves ; l'accueil et l'équipe pour les seuls contrôles nécessaires à leurs missions ; IONOS pour l'hébergement et le transport des courriels. Le circuit reçoit les seules informations nécessaires à ses contrôles. En cas d'incident, les éléments utiles peuvent être communiqués à l'assureur ou aux autorités compétentes. Aucun diagnostic ni copie de pièce d'identité n'est demandé dans ce formulaire. Durées retenues pour cette politique : - Gestion courante du dossier : jusqu'à 30 jours après l'événement, puis arrêt de son utilisation pour les opérations ordinaires de cette journée. - Document signé, document lu, identité déclarée, coordonnées nécessaires et preuve de signature : 5 ans après l'événement, avec accès réservé au signataire pour sa copie et aux administrateurs habilités pour la gestion des preuves. Pour un participant mineur non émancipé, jusqu'à la plus tardive des deux échéances suivantes : 5 ans après l'événement ou son 23e anniversaire. Ces délais sont un choix de conservation justifié par les besoins de preuve, et non une obligation universelle d'archivage fixée par la loi. - Compte : examen après 12 mois sans nouvelle participation. Suppression s'il n'existe plus de dossier à conserver ; sinon, conservation des seules informations nécessaires aux dossiers et à leur consultation. - Demandes de code et données de tentative sans signature : suppression au plus tard 48 heures après expiration, par une purge quotidienne. Un code n'est utilisable que pendant 10 minutes. - Journaux courants de sécurité et d'administration : 6 mois. Les seuls éléments faisant partie de la preuve d'une signature suivent la durée de cette preuve. - Copies reçues dans la boîte de l'association : suppression au plus tard 30 jours après l'événement, après vérification de leur conservation dans le dossier. Le signataire gère la copie reçue dans sa propre messagerie. - Sauvegardes maîtrisées par l'association : rotation maximale de 30 jours ; un effacement est réappliqué après toute restauration. Les modalités des sauvegardes et journaux propres à l'hébergeur doivent être identifiées avant l'ouverture. En cas d'accident, de réclamation ou de procédure, seuls les éléments nécessaires sont isolés et conservés le temps justifié par le dossier et les prescriptions applicables ; le motif et l'échéance de réexamen sont consignés. Pour un dommage corporel, la prescription de dix ans court en principe à compter de la consolidation et ne correspond pas automatiquement à dix ans après l'événement. Les règles relatives à la minorité et aux autres causes de suspension ou d'interruption sont prises en compte. Vous pouvez demander l'accès, la rectification, l'effacement, la limitation et, dans les conditions du RGPD, l'opposition ou la portabilité à contact@motorfest.fr ; une réclamation peut être adressée à la CNIL sur www.cnil.fr. Les rectifications sont documentées sans réécrire rétroactivement un engagement déjà signé. Certaines preuves peuvent être conservées malgré une demande d'effacement si elles restent nécessaires à la défense de droits. Application : l'association organise les revues, restrictions d'accès et effacements prévus ci-dessus. La V2 ne supprime pas automatiquement les dossiers signés ; ses tâches de maintenance doivent être exécutées et les autres opérations de conservation supervisées. Cette politique doit être effectivement mise en place avant l'ouverture des signatures.

La validité de douze mois et la conservation des preuves sont distinctes. L’expiration du QR n’efface pas automatiquement la preuve. Une correction ou un renouvellement ajoute un document ; il ne réécrit pas une ancienne signature.

Contact : contact@motorfest.fr. Tu peux exercer les droits d’accès, rectification, limitation, effacement, opposition et portabilité selon leurs conditions. Une preuve nécessaire à la défense de droits peut être conservée. Tu peux adresser une réclamation à la CNIL.

Sécurité

Documents et preuves chiffrés, accès authentifiés et journalisation. Le dossier de preuve conserve aussi l’heure serveur, l’adresse IP et le navigateur de signature. Si tu choisis de faire confiance à ton appareil, un cookie sécurisé permet de retrouver ton compte pendant 90 jours au maximum. Un jeton aléatoire, dont seule une empreinte est conservée en base, est utilisé ; aucune reconnaissance par adresse IP. Tu peux oublier cet appareil ou révoquer tous tes appareils depuis ta fiche. Cette connexion ne constitue pas une confirmation récente de ton mail pour une nouvelle signature. Le cookie de session est strictement nécessaire ; il expire à la fermeture du navigateur et une session inactive expire après trente minutes.